Anbindung externer Labore mit WinLaisy – Effizientes Outsourcing!

Viele Labore in Produktionsbetrieben vergeben spezielle Analysen für Proben an externe Labore. Der Grund sind entsprechend fehlende Analyse-Verfahren im Betrieb und weil eigenes Equipment nicht wirtschaftlich zu betreiben ist. Externe Auftragslabore schließen diese Lücke und bieten die Durchführung dieser Analysen für die Proben aus den Betrieben an. Zur korrekten Verbuchung der Daten und Ergebnisse müssen dem externen Labor wichtige Daten zur Identifizierung der Proben übergeben werden. Genauso erfolgt vom externen Labor eine Rückgabe von Daten mit den Analyse-Ergebnissen.
Bis heute ist dieser Prozess in vielen Betrieben ein aufwändiger Datenaustausch per Papier, Fax oder mit proprietären PDF und Excel-Dateien. In allen diesen Fällen ist viel manuelle Datenpflege erforderlich. Diese erzeugt bei hohem Probeaufkommen viel Zeitaufwand. Es müssen dann Daten zwischen den verschiedenen Formaten manuell abgeglichen werden.
WinLaisy als führendes Labor-System geht hier mit der digitalen Anbindung externer Labore einen deutlich effizienteren Weg!

Übergabe von Proben direkt aus WinLaisy

Die Übergabe von Proben an die externen Labore erfolgt direkt aus WinLaisy und damit aus dem gewohnten Arbeitsumfeld der Labormitarbeiter. 

LIMS Probe hinzufügen

Nach dem Hinzufügen einer Probe und Analyse für ein externes Auftragslabor durchläuft diese Probe die verschiedenen Phasen der Abarbeitung. In diesem Ablauf werden die Kommunikationen und Datenübergaben sowie Datenübernahmen von WinLaisy automatisch im Hintergrund kontrolliert und gesteuert.

Datenformate

Für die Anbindung externer Auftragslabore gibt es keinen übergeordneten Standard, der ein allgemein gültiges Datenformat vorgibt. Der Dateninhalt ist bei allen Laboren vergleichbar, da es sich um den gleichen Anwendungfall handelt: Probeauftrag einreichen und Analyseergebnisse zurückliefen. Die speziellen Datenformate unterscheiden sich technisch (z.B. csv, xml, etc.). WinLaisy bildet diese Labor-spezifischen Formate standardmäßig ab und stellt fertige Implementierungen der Schnittstellen zu führenden Laboren bereit.
Aber auch für Labore, welche noch nicht in den vorgefertigten Schnittstellen enthalten sind, ist eine Anbindung mit wenig Abstimmungsaufwand durch die Abbildung der entsprechenden Schnittstelle möglich. So können auch kleinere Auftragslabore eingebunden werden und der volle Nutzen der digitalen Anbindung erreicht werden.

Übernahme von Ergebnissen

Die Labormitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit den Status der in Auftrag gegebenen Proben einzusehen. Aufwändiges Nachfragen oder sonstiges Recherchieren nach dem Status entfällt komplett. Auch Labor-intern im Betriebslabor ist für jeden ersichtlich, welche Proben sich gerade im Umlauf befinden, so dass aufwändige Abstimmungen entfallen.

Status:

Externe Labore Proben Status

Ergebnisse:

Ergebnis externes Labor

Die Ergebnisse der extern durchgeführten Analysen fließen direkt wieder in die WinLaisy-Datenbank und werden so wie gewohnt auf Grenz- und Warnwerte überprüft. 

Geschlossener digitaler Datenkreislauf ohne Brüche

Mit der externen Laboranbindung in WinLaisy wird ein geschlossener digitaler Datenkreislauf geschaffen. Medienbrüche und manuelle Daten-Transformationen werden komplett eliminiert. Daraus resultiert eine deutliche Ersparnis von unnötiger manuelle Arbeit, eine deutlich verminderte Fehler-Quote und eine deutlich beschleunigte Probenbearbeitung durch den Entfall von Arbeitsschritten auf beiden Seiten.

Die Anbindung der externen Labore über die digitalen Schnittstellen ist ein Aspekt, der ein Labor zum vernetzten Labor 4.0 werden wird.

Der digitale Datenaustausch mit externen Laboren entspricht dem Stand der Technik und sollte in Zeiten von Labor 4.0 zum Standard werden.

Kosten immer im Blick

Durch die Hinterlegung der Kosten zu jeder Analyse in den WinLaisy-Stammdaten besteht jederzeit Transparenz über die zu erwartenden und die anfallenden Kosten für die extern vergebenen Proben. Mit Hilfe dieses Informationsgewinns lassen sich schon bei der Planung und Vergabe der Proben Kostenoptimierungen durchführen, anstatt erst nach Eingang der Rechnungen der Labore eine Nachbetrachtung vorzunehmen.

Durch Transparenz und Bewusstsein über die Kosten der externen Proben können direkt im operativen Tagesablauf Kostenoptimierungen angestrebt werden.

Beispiele für externen Labore

Viele Auftragslabore kennen das große Einspar- und Optimierungspotential für ihre Kunden und sich und stellen digitale Schnittstellen bereit. WinLaisy implementiert schon eine Vielzahl dieser Labor-spezifischen Schnittstellen im Standard.  

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